Lagi butuh 'how to' yang satu ini nih, sekalian saya share ke teman-teman.
The One Minute Manager
RAHASIA 3: TEGURAN-TEGURAN SATU MENIT
Kenneth Blanchard Ph.D. & Spencer Johnson M.D.
Ada satu hal menarik dari The One Minute Manager, yang mungkin tampak
berlawanan. Meski motto utama Manajer Satu Menit adalah memergoki karyawan
melakukan sesuatu dengan benar, namun itu bukan berarti mengabaikan
kesalahan. Justru ketika Manajer satu menit mendapati karyawannya melakukan
suatu kesalahan, tidak segan-segan ia memberikan teguran. Teguran itu
diberikan tanpa terkecuali. Dan inilah rahasia ketiga dari Manajer Satu
Menit: Teguran Satu Menit. Teguran tetap diberikan meski hal-hal lain
berjalan dengan baik.
Mengapa teguran? Ketika karyawan telah tahu apa sasaran dan bagaimana
mencapainya, maka melakukan kesalahan merupakan suatu hal yang harus
dicermati. Manajer satu menit akan segera mempelajari fakta kesalahan
tersebut, kemudian menegaskan dan menunjukkan kekecewaannya. Melalui teguran
ini, manajer satu menit seolah mengatakan bahwa sebenarnya kesalahan itu
tidak mungkin dilakuan oleh seorang karyawan yang kompeten. Ia memberikan
respek pada kemampuan karyawan, karenanya kesalahan dianggap sebagai
penyia-nyiaan dari kompetensi itu. Ia mengharap agar karyawan tidak
melakukan kesalahan yang sama.
Bagaimana Manajer satu menit melakukan teguran dengan baik? Pertama, perlu
dipahami bahwa anda tidak bisa menegur karyawan yang melakukan kesalahan
jika anda tidak bersedia memberi tahu kepada karyawan bagaimana cara mereka
melakukan sesuatu. Dan itu harus anda katakan dengan tegas. Jika anda telah
menunjukkan kepada karyawan sasaran dan bagaimana mencapainya, maka ketika
terjadi kesalahan, anda berwenang untuk memberikan teguran.
Kedua, ketika terjadi kesalahan anda harus memberikan teguran dengan segera.
Ini adalah kunci utama dari teguran satu menit. Dengan demikian, teguran
dapat berlaku sebagai umpan balik bagi pendisiplinan. Kebanyakan manajer
memendam teguran sehingga menumpuk-numpuk perasaan negatif dalam diri
mereka. Pada waktunya mereka akan meledakkan kemarahan dan mengatakan pada
karyawan bahwa mereka melakukan kesalahan sekian lama. Ini tentu tidak adil.
Semestinya teguran diberikan sesuai dengan relevansi perilaku yang ingin
ditegur.
Ketiga, isi teguran haruslah spesifik pada apa yang ingin ditegur. Dan,
keempat, jangan sekali-kali menyerang secara pribadi. Dengan tidak mengusik
harga diri, maka karyawan tidak perlu lagi mencari-cari dalih untuk
mengobati perasaan harga diri yang terluka. Sekali lagi, teguran haruslah
bersifat umpan balik atas perilaku bukan perasaan sebagai manusia. Tujuan
terutama dari teguran satu menit adalah MENYINGKIRKAN PERILAKU YANG KELIRU
DAN MENJAGA PRIBADI KARYAWAN. Dengan kata lain, perilaku yang salah, namun
pribadi mereka tetap utuh. Itu berarti, bahwa manajer satu menit menegur
dahulu, kemudian memberikan "pujian" atau dukungan atas pribadi mereka.
Manajer satu menit bersikap keras terlebih dahulu, baru kemudian
"menyenangkan".
Karena yang dipersalahkan adalah perilaku dan ditunjukkan secara spesifik,
maka tidak perlu ada tindakan mencari-cari kesalahan. Di lain pihak, bagi
karyawan tidak perlu mencari-cari pembelaan diri. Oleh karena itu teguran
dapat bersifat jujur dan tulus. Ini adalah kunci kelima. Teguran harus
dilanjutkan dengan kepedulian anda akan kesejahteraan pribadi karyawan.
Manajer satu menit tidak segan untuk memberikan sentuhan untuk menegaskan
bahwa mereka benar-benar tulus akan teguran itu, dan tidak ada prasangka
terpendam kecuali keinginan untuk meraih sesuatu yang lebih baik.
Terakhir, bila teguran telah diberikan, maka harus disadari bahwa teguran
itu telah selesai. Manajer satu menit tidak memperpanjang teguran-teguran.
Teguran hanya pantas diberikan tidak lebih dari 30 detik. Setelah itu mereka
tidak akan mengungkit-ungkitnya.
Secara ringkas, teguran satu menit berjalan dengan baik jika anda melakukan
hal ini:
1--Mengatakan sebelumnya kepada karyawan bahwa anda akan memberi tahu apa
dan bagaimana karyawan melakukan sesuatu.
2--Menegur dengan segera.
3--Mengatakan perihal yang salah secara spesifik.
4--Menyatakan bagaimana perasaan anda mengenai apa yang mereka lakukan
dengan salah secara tegas.
5--Berhenti beberapa detik untuk memberi kesempatan bagi karyawan meresapi
perasaan anda.
6--Berjabatan tangan atau menyentuh mereka secara tulus, menunjukkan bahwa
anda tetap berada di pihak mereka.
7--Mengingatkan betapa anda menghargai karyawan anda.
8--Menegaskan bahwa dalam pandangan anda, karyawan anda adalah baik, namun
tidak demikian dengan pekerjaan mereka dalam situasi ini.
9--Menyadari bahwa ketika teguran itu selesai, itu benar-benar selesai.